Como ya saben el 60% de las profesiones puede realizarse utilizando el home office como método de trabajo, según el periodista experto en teletrabajo David Blay. Solo necesitan un ordenador y una conexión a internet. El desarrollo de la tecnología aboga cada vez más por la implantación de esta estrategia.

¿Trabajar desde casa o acudir a la oficina? El Home Office o teletrabajo es una opción cada vez más implantada por las empresas. En España, 1,43 millones de personas en 2018 ya realizaban home office.

La aparición del coronavirus ha provocado que millones de empleados tengan que utilizar el teletrabajo. Ahora, todo el mundo debe aprender a trabajar desde casa. ¿Qué herramientas pueden ayudarles a cumplir con sus obligaciones laborales?

La principal ventaja del teletrabajo como se le conoce en otros paises, según el Instituto Nacional de Estadística es que esta modalidad de empleo aumenta la productividad en el trabajo entre un 5 y un 25%.

¿Por qué? El personal está motivado porque puede gestionar mejor su tiempo y conciliar su vida familiar. Además, rinden al máximo de sus posibilidades el tiempo que están trabajando; no sienten la necesidad de estar ocho horas sentados para realizar una tarea que podrían hacer en cinco.

A su vez, implantar el home office permite a las compañías ahorrar costes en infraestructuras (alquiler de oficinas), en gastos de transporte para sus trabajadores y reduce considerablemente el absentismo laboral.

¿Estás pensando en implantar el teletrabajo en tu compañía, pero no sabes por dónde empezar?

Existen herramientas que ayudan a trabajar desde casa —para mejorar la comunicación, la coordinación, la creatividad, el trabajo en equipo…— y, al mismo tiempo, aplicaciones que permiten hacer un seguimiento de la productividad y del estado de las tareas de cada trabajador. Podemos englobar las principales herramientas de teletrabajo en diez grupos:

Herramientas de home office para gestionar tareas

Trello / Esta herramienta permite que el empleado y el responsable prioricen proyectos, comprueben en qué estado se encuentra cada tarea asignada y eviten que dos empleados realicen una misma función.

El administrador podrá asignar tareas a cada miembro del equipo para distribuir de manera adecuada y homogénea el trabajo.

La organización se basa en tarjetas en las que se pueden detallar enlaces, etiquetas con información relevante, fecha de finalización prevista y menciones a todos los trabajadores implicados en dicho proyecto.

Asana / Es una plataforma de gestión del trabajo que usan los equipos para priorizar entre todas las tareas diarias y cumplir con los objetivos de negocio.

Sus principales ventajas son que permite asignar tareas a cada empleado, establecer unos tiempos de inicio y de entrega, facilitar los recursos necesarios para que puedan desempeñar sus tareas y mantener un feedback en tiempo real para la resolución de dudas o conflictos que puedan surgir.

Jira / Herramienta de Home Office para la administración de tareas o proyectos y el seguimiento de errores e incidencias.

Permite trabajar por sprints para ordenar de forma más adecuada el horario de trabajo y las tareas que se pueden llevar a cabo en un tiempo determinado.

A su vez, posibilita prever el tiempo que se va a tardar en realizar una tarea o proyecto y después valorar su consecución. Mide el volumen de trabajo y el rendimiento del equipo.

BaseCamp / Es otro gestor que sirve para organizar el trabajo de una manera eficaz y sencilla.

Sus principales características son que permite una comunicación bidireccional entre sus usuarios, observar cuáles son las listas de tareas pendientes de cada empleado, en qué están trabajando en el momento actual, compartir documentos, marcar las citas importantes para la entrega de un proyecto o para la presentación en un evento, etcétera.

Monday / Esta herramienta de home office es una oficina virtual, es decir, un lugar en el que todos los empleados de la empresa pueden colaborar con material de interés o con sus opiniones; sea cual sea el lugar del mundo en el que estén trabajando.

Es más completa que las anteriores porque permite integrarse con otras herramientas para automatizar tareas, atender a las necesidades de cada empleado, coordinar los objetivos de distintas áreas empresariales e incluso desarrollar aplicaciones personalizadas en función de las necesidades.

Idonethis / Se utiliza para controlar la actividad dentro de un equipo de trabajo. Los participantes inician sesión en en esta herramienta de home office a través de su correo electrónico y su clave.

Posteriormente pueden actualizar el estado de sus tareas para añadir aquellas que ya han terminado, por ejemplo, comprobar si le han asignado más y su prioridad, ver si no pueden resolver alguna en concreto y buscar soluciones en conjunto.

Idonethis facilita la toma de decisiones porque en todo momento el responsable es consciente de cómo se está desarrollando el proyecto y puede anticiparse para organizar mejor el equipo de trabajo.

Tick Tick / Es un organizador de tareas muy funcional porque se sincroniza con una gran variedad de dispositivos lo que facilita su acceso desde cualquier lugar en el que estemos.

Esta herramienta de home office permite agregar tareas a cada empleado, trabajar en equipo,recibir recordatorios para que los trabajadores no se olviden de ninguna entrega y los responsables tengan un planning correctamente estructurado.

OmniFocus / Es una herramienta de home office para gestionar tareas y cuyas particularidades son que permite establecer un orden de prioridad, estimar el tiempo que tendrá que dedicar a cada tarea, etiquetar a las personas que estén en un mismo proyecto e incluso organizar la jornada laboral de los trabajadores.

El uso de su aplicación es más limitado porque solo está disponible para IOS. El resto de usuarios tiene que iniciar sesión accediendo a su página web a través del navegador.

Herramientas de home office para la comunicación

Slack / Esta herramienta de home office permite la creación de canales concretos para invitar a los empleados a que formen parte de un proyecto e ir gestionando desde ahí las tareas. De esta manera todos conocerán qué está haciendo cada uno, cuándo entregan su parte y tendrán acceso a los archivos con el contenido relevante.