Seguramente no lo sabes, pero, una de las claves de tu éxito es ayudar a tu jefe a tener éxito en el trabajo.
Debe existir una relación de confianza entre tu jefe y tu. Podrías ayudar a tu jefe a aumentar la eficacia o reduciendo la carga de trabajo, de esta forma sumará dividendos a su carrera profesional. Y es posible que aprendas del trabajo de tu jefe lo cual te hará propenso a un asenso.
Si tu jefe ha sido promovido recientemente, se encontrará con una carga más pesada en el trabajo, la comunicación es fundamental, ese es el principal desafío que deberán enfrentar. Es importante, no solamente la relación con el grupo de trabajo sino también con los clientes, proveedores y en general.
Pero, ¿cómo reducir la carga de trabajo y hacer sus comunicaciones de forma más eficaz y eficiente?
1. Minimice las interrupciones. El recurso más limitado de tu jefe es el tiempo; las interrupciones no solo ocupan tiempo. Intenta manejar bien el número de sus preguntas para acortar el numero de las interrupciones.
2. Saber cómo y cuándo interrumpir. Cada persona tiene preferencias diferentes en cuanto a los medios de comunicación a utilizar en el trabajo, es importante escoger bien la manera de comunicarse para reducir el número de interrupciones en el trabajo.¿Utiliza la mensajería instantánea, charlas en la oficina, envío de e-mail o llamadas telefónicas?. Es importante que sepas las preferencias de tu jefe al momento de comunicarse.
3. Sepa bien cómo comunicarse en una emergencia. Si hay una crisis que afecta a un cliente, ¿qué tan pronto debes notificar a su jefe?. Debes saber identificar los niveles de emergencia de un problema, habrá casos en los que lo ideal sería escribir un correo electrónico.
4. Saber qué información le ayuda a su jefe al momento de tomar una mejor decisión. Existen diferencias entre la cantidad de información que necesita cada jefe, el tipo de información y el momento adecuado para recibirla. Aquí algunas alternativas:
- Simplemente presenta el problema y resuélvanlo juntos. Aunque hay jefes que no quieren ver los problemas sin una solución recomendada.
- Presentar el problema y recomendar una solución única. Esto es muy bueno para un jefe que confía en uno y que toma las decisiones que uno siempre le recomienda, pero otra clase de jefes desean ver alternativas conjuntamente con los pros y contras de cada una de ellas.
- Presentar el problema y varias alternativas de solución, junto con una recomendación. Para algunos jefes, las soluciones alternativas son sólo una pérdida de esfuerzo, en cambio otros prefieren ver varias alternativas.
5. Proporcione datos en el volumen y formato adecuado.
- Algunos jefes desean ver solamente un resumen con ciertos números, mientras que otros desean ver páginas y páginas detalladas visualizado desde diferentes puntos de vista
- En el caso del formato muchos prefieren ver gráficos circulares, gráficos de barras con tendencias para resumir todos los datos con una visión más amplia. Otros querrán ver las tablas con los números simplemente, usted debe estar atento inclusive del tipo de letra y el tamaño de letra que su jefe y compañeros de trabajo prefieren.
6. Mantenga un cuaderno para las reuniones. Para algunos jefes, ir a una reunión sin un cuaderno y lápiz es considerado un insulto.
7. Pregúntale a tu jefe lo que está pasando en otras partes de la corporación. Por alguna extraña razón, este tema es frecuentemente omitido. Es muy importante para tu jefe preguntarle al grupo acerca de las expectativas de ellos mismos. No confíes en que tu jefe hará su trabajo perfectamente, así que intenta de aumentar las habilidades de tu jefe elaborando recordatorios.
8. Mantenga un registro exacto de lo que tu jefe te ha pedido que hagas. Tu jefe puede olvidarlo. Asegúrate de entender cual tarea falta y qué es exactamente lo que se debe hacer, etc.
9. Mantén un registro exacto de lo que has pedido a tu jefe. Tan importante como el paso anterior. No permitas que las solicitudes se prolonguen. Establece tu propio plazo de cuándo le gustaría una respuesta de tu jefe. En esa fecha, el asunto se recuerda con crónicos importantes.
Como ves, no es cosa del otro mundo, sólo debes tener la disposición y el entusiasmo de querer hacerlo. Recuerda que la pro actividad te brinda punto extras. Cuando menos lo piensas serás recompensada.
